PMO Inside Out

ניהול פרויקטים מוצלח דורש שליטה ובקרה קפדנית, במיוחד כאשר מדובר בארגונים המנהלים מספר רב של פרויקטים במקביל. גוף ה-PMO (Project Management Office) ממלא תפקיד קריטי בתחום המדידה והמעקב, החיוניים לניהול אפקטיבי של פרויקטים. במאמר זה נבחן את הערך המוסף שה-PMO מביא לניהול מדדים בפרויקטים, ואת האתגרים שעלולים לצוץ בשל תהליך המדידה.

מדדים הם כלים אובייקטיביים המאפשרים למנהלי פרויקטים ולעובדים בארגון לקבל תמונת מצב על התקדמות הפרויקט, לזהות בעיות בזמן אמת ולבצע התאמות נדרשות. מדדים משמשים להערכת איכות הפרויקט, עמידה בלוחות זמנים, ניהול משאבים ועוד. מדידה נכונה משפרת את היכולת לקבל החלטות מושכלות על בסיס נתונים אמיתיים.

כיצד גוף ה PMO תורם להצלחה

מעצם הגדרתו, גוף ה-PMO  מרכז אליו נתונים מכלל (או מרבית) הפרויקטים המתנהלים בארגון. בנוסף לכך, לגוף זה יש ראייה רוחבית ייחודית, המאפשרת לו למקד את הארגון לנתיב הנכון. כיצד זה בא לידי ביטוי – 

 בחירת מדדים  – אחד מתפקידיו המרכזיים של ה-PMO הינו להגדיר את המדדים הרלוונטיים ביותר לפרויקטים ולארגון כולו, בהתאם ליעדים העסקיים והאסטרטגיים. היכולת לבחור את המדדים המתאימים מבטיחה שניתוח ביצועי הפרויקט יספק תמונה מדויקת ושימושית. 

ניטור ובקרה אחר המדדים – . ניהול הדיווחים והמדדים בצורה עקבית, ניתוח וחשיפה שלהם, כך שכל בעלי העניין יוכלו לגשת לנתונים בזמן אמת, להעריך את התקדמות הפרויקט ולזהות בעיות אפשריות בשלב מוקדם ככל האפשר. 

הזרמת מידע מבוסס נתונים למנהלים –מידע מבוסס נתונים, נתונים היסטוריים, זיהוי מגמות, זיהוי צווארי בקבוק, ועוד.. כל אלו מסייעים לקידום הפרויקט ולקבלת החלטות ממוקדות ומושכלות. תהליך זה משתלב בהתאמה מלאה לתהליכים אג׳ילים, הדורשים זיהוי בעיה בזמן הקרוב ביותר האפשרי, מתן פתרון, והתאמת הפרויקט לשינוי הנדרש תוך כדי תנועה.

האפקט השלילי האפשרי בהוספת מדדים

לצד היתרונות הברורים, נדרש גם להכיר את האפקט השלילי האפשרי בהוספת מדדים לארגון. מדדים לא נכונים, או כאלו אשר לא מנוהלים כראוי, עלולים להוביל לתופעות שליליות ולפגוע בארגון במקום לחזק אותו. אפרט מספר דוגמאות בולטות – 

בחירת מדדים שגויה – לבחירת המדדים הנכונים תרומה מכרעת בהצלחת התהליך. מדדים לא נכונים ייצרו אפקט כפול – ראשית, הם ייצרו תמונה לא נכונה אשר על פיה יקבל הארגון החלטות. ושנית, הם ״יסתירו״ מדדים אחרים אשר נחוצים לארגון.

שגיאה באיסוף ועיבוד המידע – על מנת שקבלת ההחלטות המבוססות תוצאות מדדים תהיינה נכונות, שני תנאים צריכים להתקיים – 1. תקינות איסוף המידע (נתונים נכונים, תדירות נכונה, וכיו״ב) 2. ניתוח נכון של המידע (הימנעות מייפוי של הנתונים, הוספת ״הנחות״, וכיו״ב)

ניהול מבוסס מדדים – דוגמא אחרונה קשורה להשפעה אפשרית של הטייה של מדדים ע״י צוותים. תופעה מסוג זה עלולה ליווצר כאשר המסר שהעבר לצוותים ע״י ההנהלה הינו שסטייה מהמדד הינה דבר שאינו מקובל, מצריך הסברים ובמקרה החמור יותר גם זיהוי ה״אשמים״ במחדל. במקרים מסוג זה הנטייה הטבעית של הצוותים תהיה ״לייצר״ להם סביבה בטוחה אשר תהיה יכולה להכיל טעויות אשר עלולות להתרחש בהמשך הדרך. (לדוגמא – הערכות מנופחות של עלויות, תיקון תקלות ללא תיעוד, ועוד..)

אז איך עושים את זה נכון?

שלב 1 – על הארגון להסכים כי הגדרת מדדים הינה אמצעי להשגת המטרה ולא המטרה עצמה

שלב 2 – זיהוי האזורים שאותם אנחנו רוצים למדוד. (איכות, יעילות, הספק, וכו)

שלב 3 – הגדרת המדדים, הכלים, ותדירות המדידה, אשר בעזרתם נקבל את המידע

שלב 4 – הגדרת בעלי העניין (מי אחראי לבצע את המדידה, היכן היא תבוצע, וכו׳)

שלב 5 – תזמון ביצוע

שלב 6 – תקשורת – תקשורת – תקשורת !!

שלב 7 – תחילת ביצוע

מרבית השלבים המתוארים כאן הם דיי טכניים, ומובנים מאליהם. 

דגש מיוחד צריך לשים על שלב 6 – שלב התקשורת. תקשורת עם בעלי העניין (מנהלים, אנשי צוות, מובילים) חייבת להיעשות לאורך כל תהליך הגדרת המדדים, ובמיוחד לפני שניגשים לשלב הביצוע. על הצוותים להבין את המניע, לאפשר להם העלות שאלות, ולהתחבר למטרות שאותם התווה הארגון. 

סיכום

הגדרת וניטור של מדדים ברמת ה PMO הינה הכרחית, ומהווה תרומה משמעותית לארגון. באמצעות הגדרת מדדים רלוונטיים, שקיפות, תמיכה בקבלת החלטות והטמעת תרבות מדידה ולמידה, הוא מאפשר למנהלי הפרויקטים ולצוותים לפעול בצורה יעילה וממוקדת יותר. עם זאת, חשוב להיזהר מפני ההשלכות השליליות של ניהול לפי מדדים בלבד, שעלולות להוביל לעיוותים ולעמידה ביעדים שאינם תורמים בפועל להצלחת הפרויקט.

למאמרים נוספים בקטגוריית – אסטרטגיות ניהול