ניהול פרויקטים בתנאי אי-ודאות מצריך שילוב בין תהליכי עבודה מובנים לגמישות מבצעית. ה-PMO אחראי להבטיח ביצועים יעילים תוך הסתגלות לשינויים מהירים ולא צפויים. מהם הכלים שיאפשרו לנו להתמודד עם אתגר זה בהצלחה?
תנאי אי-ודאות בניהול פרויקטים נגרמים ממגוון רחב של גורמים, שמקורם בשינויים מהירים בזירה הטכנולוגית, הכלכלית, הסביבתית והחברתית. הגורמים הללו יוצרים אתגרים חדשים ודינמיים שמחייבים התאמה וגמישות מתמדת בניהול פרויקטים. הנה מספר דוגמאות –
שינויים טכנולוגיים מואצים – הטכנולוגיה מתקדמת בקצב מהיר מאוד, ופרויקטים רבים דורשים שימוש בטכנולוגיות חדשות ולא מוכרות. דוגמאות לכך ניתן למצוא בתחומים כגון – בינה מלאכותית, אוטומציה, והביג דאטה.
שינויים רגולטוריים ודרישות חוקיות – במדינות רבות קיימים שינויים תכופים בחוקים ובתקנות המשפיעים על ניהול פרויקטים. תחומים כגון אבטחת מידע, פרטיות נתונים (כדוגמת ה-GDPR), ותקני איכות מחייבים התאמות רבות בתהליכים.
התמודדות עם משברים גלובליים – אירועים בלתי צפויים כמו מגיפות (לדוגמה, הקורונה), אסונות טבע, או משברים פוליטיים משפיעים בצורה משמעותית על פרויקטים. משברים כאלה יכולים לשנות סדרי עדיפויות בארגון, לעכב פרויקטים או לחייב התאמות דרמטיות בתכנון ובביצוע.
מורכבות וריבוי תלות בין פרויקטים – פרויקטים מורכבים הכוללים תלות הדדית בין מספר צוותים או פרויקטים מגבירים את אי-הוודאות. הצלחת כל צוות תלויה בהתקדמות הצוותים האחרים, וכל עיכוב או שינוי במקום אחד יכול לגרום לשיבושים רוחביים.
אי הוודאות אם כן, נמצאת כבר כאן, היא אינה סיכון אלא עובדה שצריך (ונכון) להתכונן אליה מבעוד מועד. אז איך מתכוננים למשהו שעדיין לא קרה?
אציין מספר אסטרטגיות המותאמות למשרד לניהול פרויקטים אשר יעזרו בהתמודדות עם רמת אי-ודאות גבוהה:
יצירת מסגרת לניהול החלטות: "רוח המפקד"
כבר כתבתי בעבר מאמר שלם על השפעת ״רוח המפקד״ בקבלת החלטות, על-כן אציין זאת הפעם כפסקה בלבד. במשרד לניהול פרויקטים, ישנה חשיבות עליונה להעניק למנהלי הפרויקטים אוטונומיה בקבלת החלטות בתנאים משתנים. "רוח המפקד" היא הגישה המאפשרת למנהלי הפרויקטים להפעיל שיקול דעת מבוסס על "ראיית לקוח" ואסטרטגיה, גם כאשר אין הנחיות מפורשות מראש. המשרד לניהול פרויקטים צריך להגדיר גבולות ברורים למנהלי הפרויקטים, אך יחד עם זאת לאפשר להם את האוטונומיה הנדרשת לקבלת החלטות במצבי חוסר ודאות, תוך שמירה על התאמה לצרכים האסטרטגיים של הארגון.
ניהול שינויים בתנאי אי-ודאות
ניהול שינויים הוא תחום קריטי במיוחד כאשר מדובר בתנאי אי-ודאות. הדבר יכול להתבטא בשינויים בדרישות הלקוח, בצרכים העסקיים, בטכנולוגיה או במצב השוק. כדי להצליח בתנאים אלו, נדרש לאמץ גישה מתודולוגית לניהול שינויים אשר תאפשר תגובה מהירה מבלי לפגוע בהתקדמות הפרויקט.
שלבים מרכזיים בתהליך מסוג זה יהיו –
זיהוי והערכת השינוי – זיהוי מוקדם של השינוי המתגבש, וודוא הבנת הדרישות החדשות, והערכת עלות ראשונית
קבלת החלטות – קבלת החלטות מהירה ועל פי קריטריונים ברורים שהוגדרו מראש, יחד עם בעלי העניין המרכזיים. החלטה זו צריכה לכלול בין היתר – מה רמת הוודאות ביישום השינוי, תיעדוף מול משימות קיימות, זיהוי הצוות ליישום השינוי, השפעה על הפרויקט, וכו׳
יישום וניהול מעקב – לאחר אישור השינוי, יש לנהל את יישומו בצורה מבוקרת ולוודא שהצוותים השונים מבינים את השלכות השינוי.
ניהול אג'ילי המותאם למשרד לניהול פרויקטים
במשרד לניהול פרויקטים, הטמעת אג'ייל היא כלי חשוב להתמודדות עם תנאי אי וודאות. יש ליישם שיטות אג'יליות (כגון Scrum או Kanban) ברמת הפרויקט, תוך שימוש בגישות להרחבת אג'ייל (Scaling Agile) בפרויקטים רחבי היקף. דבר זה מאפשר להבטיח שכל פרויקט יתנהל בגמישות ויהיה מוכן להסתגל לשינויים בלתי צפויים, תוך שמירה על תאום בין הצוותים. חשוב להדגיש את הצורך בתיאום בין מספר פרויקטים ותהליכים שונים, מה שדורש לוחות זמנים דינמיים וכלי ניהול משותפים בין הצוותים השונים.
מילת סיכום
בניהול פרויקטים בתנאי אי-ודאות גבוהה, התכנון וההערכות המוקדמת הופכים לכלים קריטיים אשר מאפשרים לארגון ולמשרד לניהול פרויקטים להתמודד בצורה יעילה עם אתגרים ושינויים בלתי צפויים. תכנון זה, כאשר הוא מבוצע נכון, יוצר מסגרת שמספקת למנהלי הפרויקטים ולצוותים גמישות פעולה ויכולת קבלת החלטות מושכלות בזמן אמת, תוך שמירה על היעדים האסטרטגיים של הארגון.
למאמרים נוספים בקטגוריית – אסטרטגיות ניהול
PMO Inside Out 
כתיבת תגובה