בשנים האחרונות השימוש בOKRs (Objectives and Key Results) הפך לאחד הכלים המובילים במשרדי PMO לשיפור ביצועים ותאום אסטרטגי. כיצד נוכל לשלב כלי זה בארגון, ומהן המגבלות שלו?
מהו OKRs?
OKRs (Objectives and Key Results) היא שיטה לניהול והגדרת יעדים בארגון. במסגרת זו, הארגון מגדיר יעדים (Objectives), ולצידן תוצאות מדידות (Key Results) שמפרטות איך מודדים את ההצלחה. OKRs מאפשרים לארגון לקחת את החזון והאסטרטגיה הגדולה שלו, ולתרגם אותם ליעדים ברורים שניתן לעקוב אחריהם. הדבר עוזר לצוותים בארגון להיות ממוקדים ולעבוד ביחד כדי לקדם את אותן מטרות.
הנה דוגמא אפשרית ל-OKR בתחום ניהול פרויקטים –
מטרה: שיפור שביעות רצון הלקוחות
תוצאות מדידות:
- צמצום מספר הבאגים ב Backlog של המוצר ב 50%
- הגדלת שביעות רצון הלקוחות ל 90% במדד הסקרים החודשיים
- הפחתת זמן הטיפול בתקלות חדשות מ 48 שעות ל 24 שעות
- צמצום ה-Backlog של בקשות לקוח (RFE) ב 50%
השימוש ב OKRs מביא עמו מספר יתרונות מרכזיים:
תיאום אסטרטגי – הגדרת OKRs כ ׳מטרות על׳ מוודאת שכל הפרויקטים בארגון מיושרים עם המטרות האסטרטגיות הרחבות של הארגון. היכולת להגדיר מטרות ותוצאות מדידות, מסייעת למנהלים ולעובדים להבין איך העבודה היומיומית שלהם תורמת להצלחת הארגון.
שיפור ביצועים ופרודוקטיביות – באמצעות הגדרת יעדים ברורים ותוצאות מדידות (OKRs), ניתן להתמקד בשיפור מתמיד של הביצועים, מעקב אחר תוצאות מרכזיות, ואפשרות הצגת תמונת מצב בחתך של כלל הפרויקטים בארגון. הדבר מאפשר קבלת החלטות טובה יותר (על בסיס נתונים), היכן עליו להשקיע משאבים, ואילו שינויים נדרשים בכדי לעמוד ביעדים שהגדיר.
שקיפות, גמישות, ואחריות – OKRs מעודדים תרבות ארגונית שבה היעדים והתוצאות ברורים לכל. דבר זה משפר את רמת האחריות האישית והצוותית, שכן כאשר כל אחד יודע מה מצופה ממנו הוא יכול לבצע פעולות המקדמות מטרות אלו. בנוסף, הגמישות של המודל מאפשרת לארגון להתאים את המטרות לפי צרכיו אשר יכולים להשתנות בהתאמה לצרכי השוק.
צעדים ליישום OKRs במשרד לניהול פרויקטים
הגדרת מטרות אסטרטגיות ברורות: לפני יישום OKRs, חשוב להגדיר את המטרות האסטרטגיות של הארגון בצורה ברורה. מטרות אלו צריכות להיות שאפתניות אך ברות השגה, ולהיות מיושרות עם היעדים העסקיים של הארגון. כל מטרה צריכה להיות קשורה לתוצאות מדידות שניתן לעקוב אחריהן ולהעריך את ההצלחה שלהן.
תרגום המטרות לתוצאות מדידות: לאחר הגדרת המטרות, יש לפרק אותן לתוצאות מרכזיות שניתן למדוד. תוצאות אלו צריכות להיות ברורות וממוקדות, כך שניתן יהיה לעקוב אחר ההתקדמות בצורה מדויקת ולזהות הצלחות או צורך בשיפור.
תקשורת והכשרת צוותים: יישום OKRs דורש תקשורת ברורה עם כל הצוותים והמחלקות בארגון. חשוב להבטיח שכל הצוותים מבינים את המטרות והמדדים שנקבעו, ולהכשיר אותם בנוגע לכלים הנדרשים למעקב ויישום שלהם.
מעקב והערכה מתמדת: OKRs הם לא מסגרת נוקשה, וניתן לשנותם בהתאם לצרכים וההתפתחויות בשטח. חשוב לבצע מעקב מתמיד אחר ההתקדמות, לבצע התאמות לפי הצורך, ולוודא שהמטרות נשארות רלוונטיות ותואמות לצרכי הארגון.
כאמור OKRs הם כלי עוצמתי לניהול מטרות, אך הן אינם פתרון קסם שיבטיח הצלחה אוטומטית. יש לכך מספר סיבות עיקריות –
דרישה למעורבות והתמדה: OKRs דורשים מעורבות מתמשכת, מחויבות, ותהליך תקשורת אינטנסיבי. זה לא מספיק להגדיר את היעדים ולתת לתוצאות לקרות מעצמן. יש צורך בביצוע מעקב קבוע, התאמות לאורך הדרך, ושיתוף פעולה של כלל הצוותים.
מטרות שאפתניות עלולות להוביל לאכזבה: OKRs מעודדים הצבת מטרות שאפתניות וגבוהות, אך כאשר המטרות אינן ריאליות או כאשר אין משאבים מספקים להשיגן, הן עלולות להוביל לאכזבה ולשחיקה בקרב הצוות. חשוב לאזן בין שאפתנות לבין השגת מטרות מציאותיות.
לא מתאים לכל סוגי הפרויקטים: לא כל פרויקט או ארגון מתאימים למבנה של OKRs. ישנם פרויקטים שדורשים התמקדות בביצועים שוטפים ושיפור פרמטרים מוגדרים לאורך זמן, ושם KPI (Key Performance Indicators) עשויים להיות מתאימים יותר. OKRs טובים יותר לניהול יוזמות חדשות או שינויים משמעותיים, ולא בהכרח לפרויקטים שגרתיים.
יישום לקוי של המטרות: OKRs עלולים להיכשל כאשר המטרות מוגדרות בצורה לא מדויקת, ללא תיאום עם שאר חלקי הארגון. אם המטרות אינן ברורות או אם הצוותים אינם מבינים את ההשפעה הישירה של העבודה שלהם, ייתכן שהתוצאות לא יושגו.
לחץ יתר על תוצאות מספריות: במקרים מסוימים, התמקדות יתר בתוצאות מדידות עלולה להוביל ללחץ לא פרודוקטיבי על השגת מספרים, במקום לחדשנות או לראייה אסטרטגית רחבה יותר. יש סכנה שהצוותים יתמקדו בהשגת התוצאות המספריות בלבד, מבלי לבחון את הערך האמיתי שהם מביאים לארגון.
סיכום
השימוש ב OKRs יכול להוות כלי חשוב לייעול תהליכי עבודה, באמצעות יישום נכון של מסגרת זו, משרדי ניהול פרויקטים יכולים לוודא שהפרויקטים לא רק עומדים ביעדים, אלא גם תורמים משמעותית להשגת המטרות הארגוניות הרחבות יותר. מאידך – התמקדות יתר בתוצאות מדידות, או יישום לא נכון של כלי זה, יכולים להביא לתוצאות הפוכות. במאמר זה תיארתי את היתרונות והמגבלות של כלי זה.
למאמרים נוספים בקטגוריית –אסטרטגיות עסקיות
PMO Inside Out 
כתיבת תגובה