ניהול המשרד לניהול פרויקטים (PMO) ממשיך להיות קריטי בעידן העסקי הנוכחי, בו דרישות משתנות במהירות והציפיות לתוצאות עסקיות מוחשיות גוברות. במאמר אתאר שני אתגרים מרכזיים שמנהלי PMO מתמודדים איתם לצד פתרונות מעשיים להבטחת הצלחה.
ניהול משאבים: אתגר מתמיד
ניהול המשאבים האנושיים היה מאז ומתמיד אחד האתגרים הראשיים של גוף ה PMO, אתגר זה מתעצם עתה יותר ככל שהארגון נדרש להגיב במהירות לדרישות משתנות. טיפול לא נכון באתגר זה יכול ליצור משבר בארגון, ובמצבי קצה אף לסחרור מבלי יכולת לתת אופק כיצד יוצאים ממצב זה. לכל ארגון יש כמובן את הייחודיות שלו, יחד עם זאת ניתן לזהות מספר מאפיינים שזיהוי וטיפול נכון בהם בזמן, יכול להוביל את הארגון לנתיב בריא
הקצאת משאבים לפרויקטים – כיצד מתבצעת הקצאת המשאבים לפרויקטים בארגון שלכם? האם היא מתבססת על תכנית שנתית? או אולי צורך מידי שמנהל המוצר מצביע עליו, ובו נדרש טיפול כאן ועכשיו? המנעד של שתי אפשרויות קצה אלו יכול לקחת את הארגון לנתיב המחזק או מחליש אותו
תוכנית שנתית (או רב שנתית) יכולה להיות חיובית אם משמשת להגדרת יעדים ארוכי טווח, על פיה יכול הארגון לתעדף את הפרויקטים שלו. מאידך – בעידן של ימינו בו הדרישות ותנאי השוק משתנים במהירות, היצמדות מדי לתוכניות אלו, מבלי יצירת מנגנון ״התאמה״ לשינויים, יכול להוות למכשול בפני יוזמות חדשות, אפשרויות התפתחות עסקית, וכיו״ב
צורך מידי גם הוא יכול להיות חיובי, כאשר לדוגמא מתמודדים במכרז ומעוניינים לסגור מהר את הפער מול מתחרים על עסקה חשובה, או כאשר רוצים לתת מענה מהיר ללקוח חשוב, וכו׳. מאידך – בהתנהלות קבועה מסוג זה אנחנו לרוב מקדשים את השירות (service) על חשבון קידום המוצר. דבר שיוביל בסופו של דבר לבעיות במוצר מול עצמו (יציבות) ומול השוק.
אז מהו הפתרון ״הנכון״?
הפתרון האופטימלי הינו הקצאת משאבים בצורה כזו שתאפשר לשתי אפשרויות הקצה שהוזכרו כאן לפעול ביחד בסינרגיה, מחד להגדיר יעדים ארוכי טווח לארגון, אשר יהוו את המצפן על פיו בוחן ומתעדף הארגון את הערך של הפרויקטים שלו, ומאידך לאפשר לארגון מרווח נשימה ואפשרות להגיב במהירות על דרישות מידיות בצורה שלא תפגע בהתקדמות המוצר ליעדיו.
מתהליכים לתוצאות עסקיות
אתגר מהותי נוסף שעובר גוף ה PMO הינו המעבר בהתמקדות ביעדים עסקיים. בשנים האחרונות גוף ה PMO עובר שינוי משמעותי, בעוד שבעבר תפקידו המרכזי היה פיקוח על תהליכים ומדידה טכנית, כיום ה-PMO מתבקש לשמש כגורם אסטרטגי שמסייע להשיג תוצאות עסקיות מוחשיות.
מדידה טכנית: עידן של פיקוח ובקרה
הגישה המסורתית לניהול PMO התמקדה בעיקר בתהליכי בקרה ומדידת ביצועים טכניים. מטרות כמו עמידה בלוחות זמנים ותקציבים היו בראש סדר העדיפויות של מנהלי הPMO, והצלחת פרויקטים נמדדה בעיקר בהתאם לאילוצים הללו. כיום, תפקיד ה-PMO השתנה והפך לגורם שמביא ערך מוסף לארגון, לא רק באמצעות בקרה על פרויקטים, אלא גם בהתמקדות בתוצאות עסקיות מוחשיות. ה-PMO מתפקד כגוף שמחבר בין האסטרטגיה העסקית לבין ביצוע הפרויקטים. מנהלים מבינים שכדי להצליח בעידן של שינויים מהירים, עליהם להבטיח שהפרויקטים שהם מנהלים אינם רק מספקים מוצר איכותי בזמן ובתקציב, אלא גם תורמים ישירות להשגת המטרות העסקיות של הארגון.
הדרך לבצע מעבר זה תכלול את הגורמים הבאים-
ההנהלה הבכירה של הארגון – שינוי מסוג זה חייב לעבור בראש ובראשונה דרך ההנהלה הבכירה בארגון. עליה להבין את הערך מוסף החדש שגוף ה PMO נדרש עתה לספק, ואת הקריטיות שלו להצלחה העסקית של הארגון.
התאמת הכלים והשיטות של הארגון – בתפקידו החדש גוף ה PMO צריך להחזיק בתמונה רחבה של כלל הפרויקטים המתנהלים בארגון, לעקוב אחר השפעתם על התוצאות העסקיות, ולנתח חריגות או פגיעה בהתחייבויות מוקדמות
לבסוף, גוף ה PMO עצמו – בעידן הנוכחי, ה-PMO צריך להפנים שהוא לא רק מפקח אלא גם מניע יוזמות אסטרטגיות. מנהלי PMO מצליחים הם אלו שמבינים את השינויים הדרושים באסטרטגיה העסקית ויודעים כיצד להתאים את הפרויקטים כך שיתמכו במטרות הארגון. זה כולל יכולת לניהול משאבים בצורה יעילה, לתעדף פרויקטים חשובים, ולבצע שינויים בזמן אמת לפי צרכי השוק
מילת סיכום
המעבר של ה-PMO מפיקוח טכני להתמקדות בתוצאות עסקיות הוא שינוי מהותי שמאפשר לארגונים להשיג יתרון תחרותי. על ידי הטמעת כלים ושיטות מדידה חדשות, והבנה מעמיקה של המטרות העסקיות, ה-PMO יכול להפוך לגורם מרכזי בהובלת צמיחה והצלחה עסקית.
למאמרים נוספים בקטגוריית –אסטרטגיות עסקיות
PMO Inside Out 
כתיבת תגובה